Waarom nog dubbel boekhouden?

Door Bert-Jan Wiegeraad

Veel startende ondernemers weten heel goed wat hun inkomsten zijn en wat hun uitgaven. Ze weten vaak welke kosten mogen worden afgetrokken van de winst (zakelijke uitgaven ten behoeve van de onderneming) en welke niet (privé-boodschappen bij de supermarkt gepint met de zakelijke rekening).

Maar dan moet e.e.a. worden bijgehouden in een ordentelijke boekhouding. En dan vertelt de boekhouder dat de boekhouding met debet en credit in balans moet zijn. Nu haakt de ondernemer af. Debet en credit? Journaalposten? Waarom zo ingewikkeld? Ik weet toch wat mijn inkomsten en uitgaven zijn?

Waar komt het dubbel boekhouden met debet en credit vandaan?

Naar verluidt heeft de briljante Benedetto Cotrugli dit in de 15e eeuw voor het eerst beschreven. De gedachte is simpel: je voert elk bedrag twee keer in. Als er ergens geld bijkomt (debet) dan gaat het ergens anders van af (credit). Als je iets koopt, worden je bezittingen meer en je bankrekening minder. Er bestaan in een boekhouding meerdere lijsten of rekeningen, een lijst voor het saldo, een lijst voor de openstaande facturen, een lijst voor de te betalen BTW etc. Iedere keer wanneer er iets "gebeurt" in de boekhouding, moet gekeken worden op welke lijsten dat effect heeft en dienen deze lijsten bijgewerkt te worden.

Wanneer een klant een factuur betaalt, moet de lijst van debiteuren worden verlaagd en het saldo worden verhoogd. Je moet dan wel zorgen dat de ene lijst net zoveel wordt verhoogd als de andere wordt verlaagd. Dat is het boekhoudkundige evenwicht. Aangezien al die lijsten handmatig moesten worden bijgehouden en fouten snel konden worden gemaakt, was het boekhoudkundige evenwicht een goede manier om fouten te signaleren. Alles twee keer (debet en credit) administreren had dus het grote voordeel dat je snel kon controleren of je alle bedragen enigszins netjes had overgeschreven. Toch was deze controle beperkt. Wat nu als je zowel debet als credit het verkeerde BTW-bedrag had opgeschreven? Dan was de boekhouding nog steeds netjes in balans maar wel fout.

Toen kwam de computer

Een geweldige uitvinding die het mogelijk maakt om niets meer over te hoeven schrijven. Je voert één keer 1000 euro in en de computer berekent de BTW en zet alles netjes op een rij: saldo zus, BTW en V&W zo.

Computers slaan gegevens veelal op in databases ofwel gegevensbestanden. Afhankelijk van de vraag van de gebruiker worden de gegevens uit de database gelezen zonder deze te veranderen of over te schrijven.

Gegevens in databases worden veelal gelezen met SQL-queries. Met SQL-queries kunnen de meest complexe vergelijkingen, totalen, verschillen, lijsten en overzichten worden gemaakt. Allemaal op basis van enkelvoudig opgeslagen gegevens. Sterker nog, hoe minder gegevens dubbel worden opgeslagen in een database, hoe beter het ontwerp.

Als de computer niets meer overschrijft maar simpelweg enkelvoudig opslaat, wat is dan nog de zin van alles twee keer doen? Die zin is er niet.

Dubbel boekhouden op een computer is onzinnig.

Maar dat gaat natuurlijk zomaar niet. In die ruim 500 jaar sinds Cotrugli en Pacioli hebben vele deskundige boekhouders zich de kunst van het dubbel boekhouden eigen gemaakt en deze werkwijze tot norm verheven. Er worden nog steeds klassen vol boekhouders opgeleid in het dubbel boekhouden maar er zijn er maar weinig die zich afvragen of dat nog wel nodig is. De vorm is belangrijker geworden dan het doel.

Toen de eerste boekhoudpakketten voor de computer werden geschreven, gaven de boekhouders aan dat alles twee keer moest. Debet en credit. Daar was geen discussie over mogelijk. Zo doen wij dat al jaren. Gezien de kracht van databases was dit een onzinnig uitgangspunt. Het ontwerpen van een database met dubbele registratie, druist regelrecht in tegen alle inzichten over efficiënt en fout-reducerend database-ontwerp.

Maar het wordt nog erger: veel boekhouders richten zich bij de controle van een boekhouding primair op het boekhoudkundige evenwicht. Als debet en credit maar gelijk zijn. De vraag of bepaalde boekingen rechtmatig zijn, is niet zelden van ondergeschikt belang. Dat heet de verantwoordelijkheid van de ondernemer.

Er zijn veel voorvechters van het dubbel boekhouden. Veelal speelt traditie hierbij een rol. Er valt natuurlijk ook een goede boterham te verdienen aan dit onnodig ingewikkelde proces want de kleine ondernemer snapt het al snel niet meer. Er zijn zelfs voorstanders die claimen dat het onmogelijk is een goede boekhouding bij te houden zonder debet en credit. Leuker kunnen we en niet maken en zeker niet makkelijker.

We leven in de 21e eeuw en de computer maakt deel uit van bijna alles wat we doen. Waarom zouden we dan niet kijken op welke manier de computer ons kan helpen onze inkomsten en uitgaven op een makkelijke en goede manier bij te houden? Waarom zouden we dan niet kritisch kijken naar die werkmethoden die niet langer nodig zijn?

De ondernemers willen dit wel. Boekhouders hebben daar vaak moeite mee.