Handleiding Acumulus

  Terug naar alle onderwerpen

Documenten versturen conform AVG / GDPR

U kunt vanuit Acumulus documenten en bestanden veilig aanbieden aan derden conform de privacy-bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) welke in 2018 in werking treedt.

In Acumulus kunnen op drie verschillende wijzen documenten worden toegevoegd:

1. bij een boeking;
2. bij een relatie;
3. als algemeen bestand.

 

Documenten bij een boeking

Open het scherm van de boeking in een willekeurig overzicht en klik op het eerste tabblad onderaan op de knop Documenten.

Bij een relatie

Open het algemene gegevens-scherm van de relatie en kies het tabblad met het icoontje van een bestandsmap. Klik vervolgens op Documenten beheren.

Lijst van algemene bestanden

Ga in het hoofdmenu naar Overzichten. Klik rechts-onderin op de knop Documenten en bestanden. Klik rechts-boven op de knop Algemeen bestand toevoegen.

 

Document delen met een derde partij

Wanneer u het document hebt geupload, kunt u Extern delen activeren door Actief aan te vinken. U ziet dan een klein scherm met een aantal velden:

1. startdatum (vanaf wanneer kan uw bestand wordne gedownload)
2. einddatum (tot wanneer kan het bestand worden gedownload)
3. maximaal aantal downloads (standaard = 1)
4. een teller die aangeeft hoevaak het bestand is gedownload.

Klik op de knop Extern delen activeren.

U ziet nu bij het document  twee nieuwe gegevens:

1. de download-link wordt getoond onder het document als extra regel;
2. een documentcode is aangemaakt welke dient als wachtwoord.

 

Best practice

• Zet het aantal downloads standaard op 1.
• Geef een beperkte downloadperiode op.
• Verstuur de download-link en het wachtwoord nooit tegelijk door op de dezelfde methode. U kunt de link bijvoorbeeld emailen naar uw klant en de documentcode op een andere wijze verstrekken zoals bijvoorbeeld via SMS.