Handleiding Acumulus

  Terug naar alle onderwerpen

Privacy-verklaring en AVG/GDPR

De Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) vervangt de Wet bescherming Persoongegevens.

 

Definities

Gebruiker

De gebruiker is de klant van SIEL welke gebruik maakt van de software-producten van SIEL teneinde de administratie van de gebruiker te automatiseren.

Betrokkene

De betrokkene is de persoon van wie persoongegevens worden opgeslagen in de software van SIEL.

Verwerker / Sub-verwerker

SIEL acteert als verwerker van de persoonsgegevens. SIEL maakt geen gebruik van sub-verwerkers. Alle software en servers zijn eigendom van SIEL. SIEL verricht zelf onderhoud en ontwikkeling aan de systemen welke door SIEL worden gebruikt.

Verwerkingsverantwoordelijke / Verantwoordelijke

De gebruiker is de verwerkingsverantwoordelijke. De gebruiker stelt het doel en de middelen vast voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Alsmede persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.

 

Welke gegevens worden opgeslagen?

Gegevens van gebruikers door SIEL

SIEL slaat van gebruikers de volgende gegevens op:

• bedrijfsnaam;
• naam contactpersoon;
• adres, postcode en woonplaats;
• telefoonnummer;
• email-adres;
• IBAN (voor SEPA-incasso);
• start- en einddatum abonnement.

 

SIEL stelt elke gebruiker in staat eigen data op te slaan en te verwerken welke de gebruiker verplicht is in de eigen administratie bij te houden volgens de Nederlandse belastingdienst. Dit betreft:

Gegevens van gebruiker door gebruiker

• bedrijfsnaam;
• naam contactpersoon;
• adres, postcode en woonplaats;
• telefoonnummer(s);
• faxnummer(s);
• email-adres;
• BTW-nummer;
• Kvk-nummer;
• website;
• gebruikte bankrekening(en);
• openbare codes van beroepsverenigingen zoals AGB-codes.

Gegevens van betrokkenen door gebruikers

• aan wie is een levering gedaan, (bedrijfs)naam, contactpersoon, adres, postcode, woonplaats, en eventueel telefoonnummer, IBAN en het BTW-nummer (indien BTW wordt verlegd);
• wat en hoeveel is geleverd;
• wanneer is geleverd;
• welk BTW-tarief is gehanteerd;
• betreft het een product of dienst (ICP-opgave belastingdienst).

Om te kunnen voldoen aan de bovenwettelijke eisen welke aan facturen worden gesteld zoals door overheden, UWV, SVB en (zorg)verzekeraars, kunnen in een vrij veld meer persoonsgegevens worden vermeld om op de factuur weer te geven, zoals:

• geboortedatum;
• BSN.

Gegevens van leveranciers door gebruikers

• van wie is gekocht, (bedrijfs)naam, contactpersoon, adres, postcode, woonplaats, en eventueel telefoonnummer, IBAN en het BTW-nummer (indien BTW is verlegd);
• wat en hoeveel is gekocht;
• wanneer is gekocht;
• welk BTW-tarief is gerekend;
• kostensoort (indien de belastingdienst expliciete registratie vereist zoals gemengde kosten, autokosten, loonkosten en bijvoorbeeld afschrijvingen).

 

Waarom worden deze gegevens opgeslagen?

Het doel van het opslaan van deze gegevens is:

• het als gebruiker kunnen voldoen aan de administratieve eisen van de belastingdienst;
• het als gebruiker kunnen genereren van facturen die aan de wettelijke alsook bovenwettelijke eisen voldoen;
• het als gebruiker opstellen van rapportages zoals de aangifte omzetbelasting, de ICP-opgave, de verlies- en winstrekening en de balans;

 

Privacy

Met betrekking tot alle data welke wordt opgeslagen, verklaart SIEL het volgende.

1. SIEL voert geen bewerking en/of analyse uit van de gegevens zonder instemming en medeweten en niet buiten het zicht van de gebruiker om;
2. alle data van de gebruiker dient alleen ten behoeve van de administratie van de individuele gebruiker alsook de administratie van SIEL om de gebruiker correct te kunnen factureren (naw-gegevens van de gebruiker, startdatum, einddatum en IBAN);
3. elke vorm van analyse en datamining voor commerciële, statistische of wetenschappelijke doeleinden is onvoorwaardelijk uitgesloten;
4. elke vorm van doorverkoop/beschikbaarstelling van data voor commerciële, statistische of wetenschappelijke doeleinden is onvoorwaardelijk uitgesloten;
5. de gebruiker-gegevens worden niet gebruikt voor het doen van aanbiedingen voor andere SIEL-producten;
6. elk verzoek van derden om gericht aanbiedingen te doen aan gebruikers van de diensten van SIEL, wordt onvoorwaardelijk afgewezen.

 

Recht op volledige vernietiging van data

Data van de gebruiker wordt 9 maanden na het be-eindigen van het abonnement volledig gewist. Indien de gebruiker dat wenst en kenbaar maakt, kunnen op elk eerder moment alle gegevens volledig worden gewist. Het vroegijdig verwijderen van data heeft geen effect op de contractuele betalingsverplichting van de gebruiker aan SIEL.

De volgende gegevens worden niet gewist:

• bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en emailadres van de gebruiker;
• correspondentie en notities inzake het abonnement;
• de facturen die aan de gebruiker zijn verstrekt voor het gebruik van de software.

 

Data-portabiliteit

SIEL stelt de gebruiker in staat vóór het be-eindigen van het abonnement, alle data van de gebruiker te downloaden in een algemeen leesbaar formaat (RTF/Microsoft Word en CSV/Microsoft Excel). De data kan worden geopend op Windows-, Apple- en Linux-computers en is niet afhankelijk van unieke (proprietaire) software.

Zie ook: Opzeggen en gegevens bewaren

 

Eigen servers in beveiligd Nederlands datacenter

De applicatie wordt gehost op eigen servers in Nederland. Er wordt geen gebruik gemaakt van buitenlandse proprietaire cloud-software en/of opslag om elke vorm van (heimelijke) inzage door (buitenlandse) overheden en/of grote softwarebedrijven te voorkomen.

Zie ook: Beveiliging en continuïteit

 

Curatoren, openbaar ministerie en de belastingdienst

Bepaalde functionarissen en organisaties zoals curatoren, de politie en de belastingdienst kunnen een wettig verzoek doen tot inzage in de gegevens. Dit kan alleen wanneer de betreffende gebruiker eerst zelf is verzocht inzage te geven. Indien door SIEL inzage is verleend aan een bovengenoemde wettelijk bevoegde persoon of instantie, zal de gebruiker hier van op de hoogte worden gesteld door SIEL.

SIEL accepteert geen telefonische of email-verzoeken tot inzage van wettelijk bevoegde instanties. Alleen schriftelijke verzoeken worden in behandeling genomen.

 

Verantwoordelijkheden gebruiker

SIEL stelt de gebruiker in staat eigen data op te slaan in de software van SIEL. SIEL voert geen controle uit van de data welke door de gebruiker wordt ingevoerd inzake de waarborging van de privacy van de klanten van de gebruiker.

De gebruiker is als verwerkersverantwoordelijke eigenaar van de eigen data gedurende het abonnement en mede daarom verantwoordelijk voor:

• het waarborgen van de privacy van de klant door alleen persoonsgegevens en persoonlijke gegevens (en geen bijzondere persoonsgegevens) op te slaan welke noodzakelijk zijn voor de dienst en/of het product die de gebruiker aan de klant levert en waar de klant van de gebruiker toestemming voor heeft gegeven aan de gebruiker;
• het waarborgen van de privacy van de klant door op facturen en rapportages geen persoonsgegevens en persoonlijke gegevens te vermelden die inbreuk maken op de privacy van de klant tenzij de klant daar toestemming voor heeft gegeven;
• het verwijderen van data inzake de klant indien de klant dit van de gebruiker vraagt en dit niet in strijd is met de administratieve verplichtingen en bewaarplicht van de gebruiker;
• het zorgvuldig beheren en bewaken van toegang tot het eigen account, o.a. door regelmatig het wachtwoord te wijzigen en een computer met toegang tot het account niet onbeheerd achter te laten;
• een zorgvuldig gebruik van de door SIEL beschikbaar gestelde software en bij vragen en/of onduidelijkheden te overleggen met SIEL;
• het zorgvuldig opslaan van de eigen data buiten de software van SIEL indien het abonnement wordt be-eindigd.

 

Inloggevens opnieuw opvragen, nieuw wachtwoord

Wanneer u uw inloggegevens kwijt bent, kunt u ons vragen deze opnieuw te mailen. Aangezien de wachtwoorden versleuteld zijn opgeslagen, kunnen wij alleen de gegevens met een nieuw wachtwoord sturen.

Wij zullen geen nieuw wachtwoord sturen naar een ander email-adres dan het adres dat bij ons bekend is. Wij kunnen bij een ander email-adres onvoldoende vaststellen of de gegevens in juiste handen terecht komen.

Houd daarom uw email-adres actueel bij Beheer -> Contractgegevens!